Ein gutes Mahnwesen holt das meiste Geld herein, bevor überhaupt ein Inkassobüro nötig ist. So bauen Sie Ihre Mahnungen auf, und so erkennen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Übergabe.
Ratgeber
Richtig mahnen in drei Schritten
Schritt 1 · Die Rechnung
Das beste Mahnwesen beginnt mit der Rechnung. Nennen Sie ein konkretes Zahlungsdatum, Ihre Bankverbindung und eine eindeutige Rechnungsnummer. Gegenüber Verbrauchern sollten Sie darauf hinweisen, dass Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang eintritt.
Schritt 2 · Die Zahlungserinnerung
Ist das Zahlungsziel verstrichen, erinnern Sie freundlich. Oft ist die Rechnung untergegangen. Eine Erinnerung per E-Mail mit der Rechnung im Anhang genügt, verbunden mit einer kurzen neuen Frist von sieben bis zehn Tagen.
Schritt 3 · Die Mahnung
Bleibt die Zahlung aus, folgt eine ausdrückliche Mahnung. Sie sollte die Forderung genau bezeichnen, eine letzte Frist setzen und ankündigen, dass Sie die Forderung danach einem Inkassodienstleister übergeben. Mehr als eine Mahnung brauchen Sie nicht, jede weitere kostet nur Zeit.
Wann Sie übergeben sollten
Die Erfolgsaussichten sinken mit jedem Monat. Erfahrungsgemäß werden Forderungen, die schon länger als drei Monate offen sind, deutlich seltener bezahlt als frische. Übergeben Sie deshalb spätestens dann, wenn die Frist Ihrer Mahnung abgelaufen ist, und sofort, wenn der Kunde nicht mehr erreichbar ist oder Ausreden erkennbar werden.
Was Sie uns übergeben sollten
Rechnung, Vertrag oder Auftrag, Ihre Zahlungserinnerung und Mahnung sowie Hinweise auf Reklamationen oder Gespräche. Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller geht unsere erste Zahlungsaufforderung hinaus.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand Oktober 2026.
Die Frist Ihrer Mahnung ist abgelaufen?
Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Übergeben Sie die Forderung an uns.