Ein Inkassoschreiben ist kein Grund zur Panik. So prüfen Sie die Forderung, erkennen fehlende Angaben und reagieren richtig.
Ratgeber
Post vom Inkassobüro
Das Wichtigste in Kürze
• Prüfen Sie zuerst, ob das Schreiben echt ist und das Inkassobüro im Rechtsdienstleistungsregister steht.
• Gegenüber Privatpersonen muss das erste Schreiben unter anderem Auftraggeber, Forderungsgrund und Kosten nennen.
• Inkassokosten schulden Sie nur bei Verzug, und ihre Höhe ist gesetzlich auf die Anwaltsgebühren begrenzt.
• Ist die Forderung berechtigt, zahlen Sie oder vereinbaren Raten, ist sie es nicht, widersprechen Sie schriftlich.
• Gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid haben Sie zwei Wochen Zeit für den Widerspruch.
Ruhe bewahren, aber reagieren
Ein Schreiben vom Inkassobüro ist unangenehm, aber kein Grund zur Panik. Es bedeutet zunächst nur, dass ein Gläubiger eine Forderung an einen Dienstleister übergeben hat. Ein Inkassobüro kann selbst nichts pfänden. Dafür braucht der Gläubiger einen vollstreckbaren Titel, etwa einen Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil, also eine gerichtliche Entscheidung, aus der vollstreckt werden darf.
Ignorieren sollten Sie das Schreiben trotzdem nicht. Ist die Forderung berechtigt, wachsen mit der Zeit Zinsen und Kosten, und es kann ein gerichtliches Mahnverfahren folgen. Ist sie unberechtigt, sollten Sie das früh und nachweisbar sagen. Nehmen Sie sich also die Zeit, das Schreiben in Ruhe Schritt für Schritt zu prüfen.
Was ein Inkassobüro darf
Ein registriertes Inkassobüro darf Sie anschreiben, anrufen und an die Zahlung erinnern. Es darf Ratenzahlungen mit Ihnen vereinbaren, bei einem Umzug Ihre neue Anschrift ermitteln und für den Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Liegt ein Titel vor, darf es den Gläubiger auch in der Zwangsvollstreckung vertreten, etwa bei einem Auftrag an den Gerichtsvollzieher.
Was ein Inkassobüro nicht darf
Es darf nicht selbst pfänden und hat keine hoheitlichen Befugnisse wie ein Gerichtsvollzieher. Mitarbeiter im Außendienst dürfen klingeln, Sie müssen sie aber nicht hereinlassen. Drohungen mit Haft oder Strafanzeige ohne sachlichen Grund sind unzulässig. Auch darf es Ihre Schulden nicht ohne Grund Dritten wie Nachbarn oder dem Arbeitgeber offenlegen. Erleben Sie solche Methoden, notieren Sie Datum und Inhalt und wenden Sie sich an die Aufsichtsbehörde.
Ist das Schreiben echt?
Gefälschte Inkassoschreiben sind verbreitet, per Brief ebenso wie per E-Mail oder SMS. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob das Inkassounternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist. Das ist das öffentliche Verzeichnis des Bundesamts für Justiz, in dem alle registrierten Inkassodienstleister stehen.
Für Rückfragen nutzen Sie nur Kontaktdaten aus dem Register oder von der offiziellen Website, nicht aus dem Schreiben selbst. Betrüger verwenden oft die Namen echter Firmen. Warnsignale sind ausländische Konten, Zahlungslinks, sehr kurze Fristen und Drohungen mit Haft oder sofortiger Pfändung.
Pflichtangaben im Inkassoschreiben
Gegenüber Privatpersonen muss ein Inkassobüro bei der ersten Geltendmachung einer Forderung in Textform und klar verständlich mitteilen
• für wen es tätig ist, also Name oder Firma und Anschrift des Auftraggebers,
• worauf die Forderung beruht, bei Verträgen mit Vertragsgegenstand und Datum des Vertragsschlusses,
• wie Zinsen berechnet sind, mit zugrunde liegender Forderung, Zinssatz und Zeitraum,
• einen gesonderten Hinweis mit Begründung, wenn der Zinssatz über dem gesetzlichen Verzugszins liegt,
• Art, Höhe und Entstehungsgrund der Inkassokosten,
• dass der Auftraggeber die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen kann, falls auf die Kosten Umsatzsteuer verlangt wird,
• einen Hinweis, wenn Ihre Anschrift nicht vom Gläubiger stammt, sondern anderweitig ermittelt wurde,
• Name, Anschrift und elektronische Erreichbarkeit der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Vorsteuerabzug bedeutet, dass ein Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer mit seiner eigenen Steuerschuld verrechnen kann. Ist das möglich, darf die Umsatzsteuer nicht an Sie weitergereicht werden.
Auf Ihre Anfrage muss das Inkassobüro außerdem mitteilen, bei wem die Forderung ursprünglich entstanden ist und unter welchen wesentlichen Umständen der Vertrag geschlossen wurde. Fehlen Angaben, fordern Sie diese schriftlich an. Diese Pflichten gelten gegenüber Verbrauchern. Erhalten Sie als Unternehmen ein Inkassoschreiben, lohnt dieselbe Prüfung trotzdem.
Die Forderung selbst prüfen
Stellen Sie sich folgende Fragen.
• Kenne ich den Gläubiger, und habe ich die Leistung bestellt und erhalten?
• Stimmt der Betrag, und sind alle meine Zahlungen berücksichtigt?
• War ich in Verzug, habe ich also trotz Fälligkeit nicht gezahlt, meist nach einer Mahnung?
• Ist die Forderung verjährt?
• Sind Zinsen und Inkassokosten nachvollziehbar?
Bei Verbrauchern beträgt der gesetzliche Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli veröffentlicht. Verlangt der Gläubiger mehr, muss das Inkassobüro gesondert darauf hinweisen und den höheren Zinssatz begründen.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger von ihr und von Ihnen als Schuldner wusste. Eine verjährte Forderung besteht weiter, Sie dürfen die Zahlung aber verweigern, wenn Sie sich ausdrücklich auf die Verjährung berufen. Ein Inkassoschreiben allein stoppt die Verjährung nicht.
Inkassokosten müssen Sie nur tragen, wenn Sie bei Beauftragung des Inkassobüros bereits in Verzug waren. Ihre Höhe ist gesetzlich auf die Gebühren begrenzt, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Für unbestrittene Forderungen gelten seit Oktober 2021 abgesenkte Sätze, besonders wenn Sie schon auf das erste Schreiben zahlen.
Zahlen, Raten oder widersprechen
Die Forderung ist berechtigt
Zahlen Sie möglichst bald, dann entstehen keine weiteren Zinsen und Kosten. Überweisen Sie auf das Konto aus dem geprüften Schreiben, geben Sie das Aktenzeichen an und bewahren Sie den Zahlungsbeleg auf.
Sie können nicht sofort zahlen
Melden Sie sich und schlagen Sie eine Ratenzahlung vor, die Sie dauerhaft leisten können. Viele Gläubiger sind dazu bereit. Vor einer Ratenvereinbarung muss das Inkassobüro Sie in Textform über die dadurch entstehenden Kosten informieren. Unterschreiben Sie ein Schuldanerkenntnis nur, wenn die Forderung sicher besteht. Mit einem Schuldanerkenntnis erklären Sie, die Forderung anzuerkennen, und verlieren in der Regel Einwände, etwa dass schon bezahlt wurde oder Verjährung eingetreten ist. Bei Überschuldung helfen anerkannte Schuldnerberatungsstellen, oft kostenlos.
Die Forderung ist unberechtigt
Widersprechen Sie schriftlich auf einem Weg, mit dem Sie den Zugang nachweisen können, und begründen Sie kurz, warum Sie nicht zahlen. Fügen Sie Belege bei, etwa einen Zahlungsnachweis oder eine Kündigungsbestätigung. Ist nur ein Teil streitig, zahlen Sie den unstreitigen Teil. Der Widerspruch gegenüber dem Inkassobüro ist keine gesetzliche Pflicht, macht aber deutlich, dass die Forderung bestritten ist.
Fristen, die Sie kennen sollten
Die Zahlungsfrist im Inkassoschreiben ist keine gesetzliche Frist. Lassen Sie sie verstreichen, müssen Sie aber mit weiteren Schritten rechnen. Verbindliche Fristen beginnen, wenn Post vom Gericht kommt.
• Gegen einen Mahnbescheid können Sie innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Widerspruch einlegen. Solange noch kein Vollstreckungsbescheid erlassen ist, ist der Widerspruch auch danach möglich.
• Gegen einen Vollstreckungsbescheid können Sie innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen. Danach wird er rechtskräftig, und der Anspruch kann bis zu 30 Jahre lang vollstreckt werden.
Ein Mahnbescheid ist ein gerichtliches Schreiben aus einem vereinfachten Verfahren. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung tatsächlich besteht. Gerade deshalb ist Ihre Reaktion wichtig, wenn Sie die Forderung für unberechtigt halten.
Wo Sie Hilfe bekommen
Bei Fragen zur Forderung ist das Inkassobüro selbst der erste Ansprechpartner. Unabhängige Beratung bieten die Verbraucherzentralen, die auch eine Online-Prüfung für Inkassoschreiben anbieten. Bei mehreren Schulden helfen Schuldnerberatungsstellen von Wohlfahrtsverbänden oder Kommunen. Bei höheren Beträgen oder einem Gerichtsverfahren lohnt sich ein Rechtsanwalt. Wer über ein geringes Einkommen verfügt, kann beim Amtsgericht einen Beratungshilfeschein beantragen und damit eine anwaltliche Beratung zu geringen Kosten erhalten.
Verstößt ein Inkassobüro gegen seine Pflichten, etwa durch fehlende Angaben oder unangemessenen Druck, können Sie sich beim Bundesamt für Justiz beschweren, das seit 2025 die Aufsicht über alle Inkassodienstleister führt.
So erreichen Sie uns
Dieser Ratgeber gilt für Schreiben aller Inkassobüros. Haben Sie Post von Inkasso Hansekontor erhalten, erreichen Sie uns direkt über die Kontaktdaten auf dieser Website. Nennen Sie bitte Ihr Aktenzeichen. Wir beantworten Fragen zur Forderung, prüfen Ihre Einwände und suchen bei Bedarf gemeinsam mit Ihnen nach einer Ratenlösung.
Unternehmen, die eigene offene Forderungen abgeben möchten, unterstützen wir im außergerichtlichen Inkasso, im Mahnverfahren und in der Zwangsvollstreckung.
Häufige Fragen
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