Ratgeber

Inkasso richtig beauftragen

So geben Sie offene Rechnungen an ein Inkassobüro ab, welche Voraussetzungen gelten und warum der säumige Kunde in der Regel die Kosten trägt.

Forderung einreichen

Das W⁠i⁠c⁠h⁠t⁠i⁠g⁠s⁠t⁠e in Kürze

• Ein Inkassoauftrag lohnt sich, sobald Ihre eigene Mahnung erfolglos war und die Forderung nicht ernsthaft bestritten wird.

• Damit der Schuldner die Kosten trägt, muss er in Verzug sein, meist durch Mahnung oder Ablauf einer Zahlungsfrist.

• Rechnung, Vertrag, Leistungsnachweis, Mahnungen und die genaue Schuldneranschrift beschleunigen die Bearbeitung.

• Erstattungsfähige Inkassokosten sind auf die Höhe der gesetzlichen Anwaltsgebühren begrenzt.

• Achten Sie auf die Registrierung beim Bundesamt für Justiz und eine klare Vergütungsvereinbarung in Textform.

Wann sich ein I⁠n⁠k⁠a⁠s⁠s⁠o⁠a⁠u⁠f⁠t⁠r⁠a⁠g lohnt

Ein Inkassounternehmen zieht offene Forderungen im Auftrag des Gläubigers ein. Es übernimmt die Kommunikation mit dem Schuldner, prüft Zahlungsvorschläge und leitet bei Bedarf gerichtliche Schritte ein. Für viele Betriebe ist das sinnvoll, sobald die eigene Mahnung ohne Reaktion geblieben ist und der Kunde die Forderung nicht ernsthaft bestreitet.

Typische Anlässe sind

• Rechnungen, die trotz Erinnerung und Mahnung unbezahlt bleiben,

• Kunden, die nicht mehr erreichbar sind oder Zahlungszusagen nicht einhalten,

• viele kleinere Außenstände, für deren Verfolgung im Betrieb die Zeit fehlt,

• Forderungen, bei denen das Ende der Verjährungsfrist näher rückt.

Je früher Sie handeln, desto besser stehen die Chancen. Wer monatelang wartet, riskiert, dass der Schuldner umzieht, zuerst andere Gläubiger bedient oder zahlungsunfähig wird. Viele Unternehmen legen deshalb intern fest, nach welcher Frist eine unbezahlte Rechnung automatisch an das Inkasso geht.

V⁠o⁠r⁠a⁠u⁠s⁠s⁠e⁠t⁠z⁠u⁠n⁠g⁠e⁠n für den Auftrag

Damit ein Inkassoauftrag Erfolg hat und die Kosten beim Schuldner landen, sollten einige Punkte erfüllt sein.

Die Forderung ist fällig

Fällig bedeutet, dass der Kunde jetzt zahlen muss, etwa weil das vereinbarte Zahlungsziel abgelaufen ist. Bei Bauleistungen gehört dazu oft eine Abnahme oder eine prüffähige Schlussrechnung.

Der Schuldner ist in Verzug

Verzug heißt, dass der Schuldner trotz Fälligkeit nicht zahlt und dies zu vertreten hat. In der Regel tritt Verzug durch eine Mahnung ein. Ist ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt, genügt bereits dessen Ablauf. Ohne Mahnung gerät ein Schuldner außerdem spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, gegenüber Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.

Die Forderung ist unbestritten und nicht verjährt

Ein Inkassobüro setzt Forderungen außergerichtlich und im Mahnverfahren durch, es führt aber keine streitigen Gerichtsverfahren. Hat der Kunde schon vor dem Auftrag konkrete Einwände erhoben, etwa wegen Mängeln, ist oft der direkte Weg zu einem Rechtsanwalt sinnvoller. Prüfen Sie außerdem die Verjährung. Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie den Schuldner kannten. Ein einfaches Mahnschreiben hält diese Frist nicht auf, ein gerichtlicher Mahnbescheid dagegen schon.

Diese U⁠n⁠t⁠e⁠r⁠l⁠a⁠g⁠e⁠n brauchen Sie

Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller kann die Bearbeitung beginnen. Hilfreich sind

• Rechnung oder Schlussrechnung mit Rechnungsdatum und Zahlungsziel,

• Vertrag, Angebot, Auftragsbestätigung oder Bestellung,

• Nachweise der Leistung wie Lieferschein, Abnahmeprotokoll, Stundenzettel oder Fotos,

• Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit Datum,

• Schriftverkehr mit dem Kunden, besonders Einwände und Ratenzusagen,

• vollständiger Name und letzte bekannte Anschrift, bei Firmen die genaue Rechtsform,

• eine Aufstellung bereits eingegangener Teilzahlungen.

Die genaue Bezeichnung des Schuldners wird oft unterschätzt. Ein Mahnbescheid gegen die falsche Person oder eine falsch bezeichnete Gesellschaft kostet Zeit und Geld. Prüfen Sie deshalb bei Firmenkunden den Eintrag im Handelsregister und achten Sie darauf, ob Sie mit einer GmbH, einer Personengesellschaft oder einem Einzelunternehmer einen Vertrag geschlossen haben.

Die Weitergabe dieser Daten an ein Inkassounternehmen ist datenschutzrechtlich zulässig, weil Sie ein berechtigtes Interesse an der Durchsetzung Ihrer Forderung haben. Übermitteln Sie aber nur, was für die Forderung tatsächlich erforderlich ist.

So läuft ein I⁠n⁠k⁠a⁠s⁠s⁠o⁠v⁠e⁠r⁠f⁠a⁠h⁠r⁠e⁠n ab

Der Ablauf folgt meist festen Schritten.

1. Auftrag und Prüfung

Sie übergeben die Forderung mit den Unterlagen. Das Inkassobüro prüft Fälligkeit, Verzug und Verjährung und klärt offene Fragen mit Ihnen, bevor der Schuldner angeschrieben wird.

2. Außergerichtliches Inkasso

Außergerichtlich heißt ohne Beteiligung eines Gerichts. Der Schuldner erhält ein Forderungsschreiben, das gegenüber Privatpersonen gesetzliche Pflichtangaben enthalten muss, etwa den Auftraggeber, den Forderungsgrund und die zuständige Aufsichtsbehörde. Es folgen Erinnerungen, Telefonate und bei Bedarf eine Ratenzahlungsvereinbarung. Ein großer Teil der Fälle erledigt sich in dieser Phase.

3. Gerichtliches Mahnverfahren

Zahlt der Schuldner nicht, beantragt das Inkassobüro einen Mahnbescheid. Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren ohne mündliche Verhandlung. Widerspricht der Schuldner nicht, folgt ein Vollstreckungsbescheid. Er ist ein vollstreckbarer Titel, also eine gerichtliche Entscheidung, aus der die Zwangsvollstreckung betrieben werden darf.

4. Zwangsvollstreckung und Titelüberwachung

Mit dem Titel können Gerichtsvollzieher oder Vollstreckungsgericht eingeschaltet werden, etwa für eine Kontopfändung, eine Lohnpfändung oder die Vermögensauskunft. Hat der Schuldner vorerst kein pfändbares Vermögen, wird der Titel überwacht. Ein rechtskräftig festgestellter Anspruch verjährt erst nach 30 Jahren, sodass später erneut vollstreckt werden kann.

5. Wenn der Schuldner widerspricht

Legt der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, geht das Verfahren in ein streitiges Gerichtsverfahren über. Dort darf ein Inkassobüro nicht vertreten, die Klage übernimmt dann ein Rechtsanwalt.

Ihre Rolle während des Verfahrens

Auch nach der Übergabe bleiben Sie wichtig. Melden Sie Zahlungen, die direkt bei Ihnen eingehen, sofort an das Inkassobüro, damit keine unnötigen Schritte folgen. Leiten Sie Schreiben des Kunden weiter, statt parallel eigene Absprachen zu treffen. Und beantworten Sie Rückfragen zügig, etwa wenn der Schuldner Mängel behauptet oder eine Gutschrift verlangt. So vermeiden Sie widersprüchliche Aussagen, die den Fall verzögern.

Wer trägt die I⁠n⁠k⁠a⁠s⁠s⁠o⁠k⁠o⁠s⁠t⁠e⁠n?

Befindet sich der Schuldner in Verzug, muss er den Schaden ersetzen, der durch die Verzögerung entsteht. Dazu gehören grundsätzlich auch die angemessenen Kosten der Rechtsverfolgung, also die Kosten eines Inkassobüros oder eines Rechtsanwalts. Man spricht vom Verzugsschaden.

Die Erstattung ist gesetzlich begrenzt. Der Gläubiger kann vom Schuldner höchstens den Betrag verlangen, den ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz abrechnen dürfte. Seit Oktober 2021 gelten für unbestrittene Forderungen zudem abgesenkte Gebührensätze, besonders wenn der Schuldner schon auf das erste Schreiben zahlt. Im Geschäftsverkehr mit Unternehmen steht Ihnen bei Verzug zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro zu, die allerdings auf die Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet wird.

Neben den Kosten schuldet ein Schuldner im Verzug Verzugszinsen. Sie betragen gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte und bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Den jeweils aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben Kosten am Ende oft beim Gläubiger hängen, weil beim Schuldner nichts zu holen ist. Und hat der Kunde die Forderung schon vor dem Auftrag ernsthaft bestritten, kann die Erstattung der Inkassokosten fraglich sein.

Was Sie selbst an das Inkassobüro zahlen, regelt Ihre Vergütungsvereinbarung. Das Gesetz verlangt dafür die Textform, also eine lesbare Erklärung etwa per E-Mail oder PDF. Lassen Sie sich die Vereinbarung vor dem Auftrag geben und prüfen Sie, welche Kosten bei Ihnen bleiben, wenn die Forderung nicht beigetrieben werden kann.

Worauf Sie bei der Auswahl achten

Inkassodienstleister müssen beim Bundesamt für Justiz registriert sein, das seit dem 1. Januar 2025 bundesweit auch die Aufsicht führt. Prüfen Sie die Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister, dem öffentlichen Verzeichnis aller registrierten Inkassodienstleister. Achten Sie außerdem auf eine verständliche Vergütung ohne versteckte Grundgebühren, auf erreichbare Ansprechpartner und auf einen fairen Umgang mit Ihren Kunden. Gerade bei Stammkunden zählt, dass die Geschäftsbeziehung nicht unnötig beschädigt wird. Hilfreich ist auch, wenn der Dienstleister bei bestrittenen Forderungen mit einer Kanzlei zusammenarbeitet, damit der Fall ohne Neustart weiterlaufen kann.

Fragen Sie außerdem, wie Sie über den Stand Ihrer Forderungen informiert werden und wie schnell eingezogene Beträge bei Ihnen ankommen. Eine nachvollziehbare Abrechnung je Fall, kurze Wege bei Rückfragen und klare Absprachen, wann Sie vor einem gerichtlichen Schritt gefragt werden, erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.

So u⁠n⁠t⁠e⁠r⁠s⁠t⁠ü⁠t⁠z⁠e⁠n wir Sie

Inkasso Hansekontor ist ein beim Bundesamt für Justiz registrierter Inkassodienstleister aus Hamburg. Wir übernehmen das außergerichtliche Inkasso, das gerichtliche Mahnverfahren sowie Zwangsvollstreckung und Titelüberwachung. Wird eine Forderung bestritten, führt ein Rechtsanwalt unserer Partnerkanzlei das Klageverfahren.

Es gibt keine Grundgebühr und keine Laufzeit, eine Provision fällt nur bei Erfolg an. Die gesetzlichen Inkassokosten trägt der Schuldner. Senden Sie uns Ihre Unterlagen, wir prüfen die Forderung und melden uns mit einer Einschätzung.

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