Mahnung richtig schreiben

• Eine Mahnung muss eindeutig zur Zahlung auffordern, Rechnung und Betrag nennen und nach Fälligkeit zugehen.

• Gesetzlich genügt eine einzige Mahnung. Drei Mahnstufen sind Gewohnheit, aber keine Pflicht.

• Eine konkrete Frist von sieben bis vierzehn Tagen mit festem Datum schafft Klarheit für beide Seiten.

• Oft tritt Verzug schon ohne Mahnung ein, etwa bei vereinbartem Zahlungsdatum oder 30 Tage nach Rechnungszugang.

• Die Kosten der ersten, verzugsbegründenden Mahnung können Sie nicht vom Kunden verlangen.

Viele Unternehmen schicken zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung und erst später eine „richtige“ Mahnung. Rechtlich macht die Überschrift keinen Unterschied, entscheidend ist der Inhalt. Eine Mahnung ist jede eindeutige Aufforderung an den Schuldner, eine bestimmte fällige Zahlung zu leisten. Auch ein Schreiben mit dem Titel „Zahlungserinnerung“ ist deshalb eine Mahnung im Sinne des Gesetzes, wenn es klar und unmissverständlich zur Zahlung auffordert.

Wichtig ist die Reihenfolge. Die Mahnung wirkt nur, wenn die Forderung bereits fällig ist. Fällig bedeutet, dass Sie die Zahlung verlangen dürfen, etwa weil das vereinbarte Zahlungsziel abgelaufen ist. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist rechtlich wirkungslos und muss später wiederholt werden.

Mit einer wirksamen Mahnung gerät der Kunde in Verzug, also in eine Zahlungsverspätung mit rechtlichen Folgen. Ab diesem Zeitpunkt schuldet er Verzugszinsen und muss Ihnen den Schaden ersetzen, der durch die Verspätung entsteht, zum Beispiel die Kosten eines Inkassodienstleisters oder eines Rechtsanwalts.

In vielen Fällen tritt Verzug auch ohne Mahnung ein. Das Gesetz nennt dafür gemäß § 286 BGB mehrere Konstellationen. Für den Geschäftsalltag sind vor allem diese wichtig.

• Für die Zahlung ist vertraglich ein Datum nach dem Kalender vereinbart, etwa „zahlbar bis 15. März“. Dann ist der Kunde ab dem Folgetag automatisch in Verzug.

• Die vereinbarte Zahlungsfrist lässt sich ab einem Ereignis nach dem Kalender berechnen, etwa „zahlbar 14 Tage nach Lieferung“.

• Der Kunde verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig.

• Bei Entgeltforderungen, also Forderungen auf Bezahlung einer Lieferung oder Leistung, tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein.

Ein Zahlungsdatum, das Sie erst einseitig auf die Rechnung schreiben, löst nach der Rechtsprechung noch keinen automatischen Verzug aus. Es muss vorher vereinbart sein. Die 30-Tage-Regel gilt gegenüber Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen haben. Üblich ist ein kurzer Satz, wonach der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug gerät, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt.

Auch wenn der Verzug bereits feststeht, ist eine Mahnung sinnvoll. Sie erinnert den Kunden, dokumentiert Ihren Anspruch und gibt ihm eine letzte Gelegenheit, die Sache ohne weitere Kosten zu erledigen.

Eine Mahnung ist an keine Form gebunden. Sie kann per Brief, E-Mail oder sogar mündlich erfolgen. Damit sie wirkt und später auch vor Gericht Bestand hat, sollte sie aber die folgenden Angaben enthalten.

• Ihren Namen bzw. Ihre Firma und den Namen des Kunden

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den offenen Betrag

• eine klare Aufforderung zur Zahlung ohne Wenn und Aber

• eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum

• Ihre Bankverbindung und den gewünschten Verwendungszweck

• bei bereits bestehendem Verzug die angefallenen Verzugszinsen und gegenüber Unternehmen die Verzugspauschale von 40 Euro

Achten Sie darauf, dass der Betrag stimmt. Eine geringfügige Zuvielforderung schadet nach der Rechtsprechung meist nicht. Eine deutlich überhöhte Forderung kann die Mahnung aber unwirksam machen, wenn der Kunde nicht erkennen kann, was er tatsächlich schuldet. Ziehen Sie Teilzahlungen, Gutschriften und berechtigte Abzüge deshalb vorher ab und nennen Sie den verbleibenden Betrag.

Das Gesetz schreibt für die Mahnung keine Frist vor. Für den Verzug genügt grundsätzlich schon die Aufforderung selbst. In der Praxis hat sich dennoch eine kurze, konkrete Frist bewährt. Sieben bis vierzehn Tage sind üblich und angemessen. Nennen Sie ein festes Datum statt „innerhalb von zehn Tagen“, dann gibt es später keinen Streit über die Berechnung.

Beim Tonfall gilt die Faustregel, sachlich und freundlich zu bleiben. Viele säumige Kunden haben die Rechnung schlicht übersehen, warten auf eine interne Freigabe oder stecken in einem vorübergehenden Engpass. Ein höflicher Ton erhält die Geschäftsbeziehung und erhöht die Chance, dass schnell gezahlt wird. Vermeiden Sie Vorwürfe, Großbuchstaben und Ankündigungen, die Sie nicht umsetzen wollen.

Sachlich heißt aber auch eindeutig. Formulierungen wie „Wir würden uns freuen, wenn Sie bei Gelegenheit überweisen“ sind zu weich und lassen offen, ob überhaupt eine Zahlung verlangt wird. Schreiben Sie klar, welchen Betrag Sie bis wann erwarten und was Sie tun, wenn die Zahlung ausbleibt. Hat der Kunde Einwände gegen die Rechnung, nehmen Sie diese ernst und klären Sie sie, bevor Sie weitere Schritte einleiten.

Hartnäckig hält sich die Annahme, ein Gläubiger müsse dreimal mahnen, bevor er ein Inkassounternehmen, einen Rechtsanwalt oder das Gericht einschalten darf. Das stimmt nicht. Eine Pflicht zu drei Mahnungen gibt es im deutschen Recht nicht. Schon eine einzige wirksame Mahnung versetzt den Kunden in Verzug, und in vielen Fällen ist nicht einmal diese nötig.

Mehrere Mahnstufen sind eine kaufmännische Gewohnheit, keine rechtliche Voraussetzung. Jede zusätzliche Mahnung kostet Zeit. Wer drei Mahnungen im Abstand von je vier Wochen verschickt, verliert schnell ein Vierteljahr, in dem sich die wirtschaftliche Lage des Kunden weiter verschlechtern kann.

Bewährt hat sich ein schlanker Ablauf. Nach Ablauf des Zahlungsziels folgt eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt sie ohne Reaktion, kommt eine Mahnung mit fester Frist und dem Hinweis auf die nächsten Schritte. Danach übergeben Sie die Forderung an einen Inkassodienstleister oder beantragen selbst einen Mahnbescheid, also eine gerichtliche Zahlungsaufforderung im vereinfachten Verfahren. Bei Kunden, mit denen Sie bereits schlechte Erfahrungen gemacht haben, kann auch eine einzige Mahnung genügen.

Den folgenden Text können Sie an Ihren Fall anpassen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre Daten. Den Absatz zu Zinsen und Pauschale verwenden Sie nur, wenn der Kunde bereits in Verzug ist, die Pauschale außerdem nur gegenüber Unternehmen.

Mahnung zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit unserer Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] haben wir Ihnen [kurze Leistungsbeschreibung] über [Betrag] Euro berechnet. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis spätestens [Datum der Frist] auf unser Konto [IBAN] bei [Bank] unter Angabe der Rechnungsnummer.

Da Sie sich seit dem [Datum Verzugsbeginn] in Verzug befinden, berechnen wir zusätzlich Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe sowie die gesetzliche Verzugspauschale von 40 Euro.

Sollte die Zahlung nicht fristgerecht bei uns eingehen, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung zur Durchsetzung an einen Inkassodienstleister oder einen Rechtsanwalt übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten wären von Ihnen zu tragen. Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen oder Einwänden zur Rechnung erreichen Sie uns unter [Telefon oder E-Mail].

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Firma]

Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass Ihre Mahnung beim Kunden angekommen ist. Eine einfache E-Mail oder ein normaler Brief reicht rechtlich aus, ist aber schwer nachzuweisen. Bei größeren Beträgen lohnt sich ein Einwurf-Einschreiben oder ein Einwurf unter Zeugen. Bei E-Mails hilft eine Antwort des Kunden, die sich auf Ihre Mahnung bezieht. Heben Sie alle Belege zusammen mit der Rechnung auf.

Für die Mahnung selbst dürfen Sie nicht beliebige Gebühren verlangen. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, muss der Kunde nicht bezahlen, denn zu diesem Zeitpunkt war er noch nicht in Verzug. Für weitere Mahnungen nach Verzugseintritt sind nur die tatsächlichen Kosten wie Porto und Material ersatzfähig. Gerichte erkennen hierfür nur geringe Beträge an. Höhere Mahngebühren führen eher zu Streit als zu Geld.

Bei Geschäftskunden deckt die gesetzliche Verzugspauschale von 40 Euro Ihren internen Aufwand für das Mahnen pauschal ab. Hinzu kommen die Verzugszinsen. Beides können Sie bereits in der Mahnung beziffern oder später gesammelt geltend machen.

Wenn Ihre Mahnung ohne Reaktion bleibt, übernimmt Inkasso Hansekontor die weitere Durchsetzung. Wir sind beim Bundesamt für Justiz als Inkassodienstleister registriert und schreiben Ihren Kunden sachlich und bestimmt an. Zahlt er weiterhin nicht, beantragen wir den Mahnbescheid, betreiben die Zwangsvollstreckung und überwachen erwirkte Titel. Kommt es zu einem streitigen Verfahren, führt ein Rechtsanwalt unserer Partnerkanzlei die Klage.

Für Sie fällt keine Grundgebühr an, und Sie gehen keine Vertragslaufzeit ein. Wir erhalten nur bei Erfolg eine Provision, die gesetzlichen Inkassokosten trägt der Schuldner. Sie können uns bereits nach der ersten erfolglosen Mahnung beauftragen.

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