Ratgeber

Offene Honorare diskret klären

Offene Privatrechnungen belasten jede Praxis. Wir zeigen, was Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten vor der Weitergabe an ein Inkassobüro beachten müssen.

Forderung einreichen

Das W⁠i⁠c⁠h⁠t⁠i⁠g⁠s⁠t⁠e in Kürze

• Ohne wirksame Einwilligung des Patienten dürfen Behandlungsdaten nicht an ein Inkassounternehmen weitergegeben werden.

• Die Einwilligung sollte vor der Behandlung schriftlich, verständlich und konkret eingeholt werden.

• Nach GOÄ und GOZ wird das Honorar erst mit einer formal ordnungsgemäßen Rechnung fällig.

• Die Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde.

• Ein sachlicher, diskreter Ton schützt das Vertrauensverhältnis und erhöht die Zahlungsbereitschaft.

Offene R⁠e⁠c⁠h⁠n⁠u⁠n⁠g⁠e⁠n in der Praxis

In Arzt- und Zahnarztpraxen entstehen offene Forderungen vor allem bei Privatpatienten, Selbstzahlern, individuellen Gesundheitsleistungen, die gesetzlich Versicherte selbst bezahlen, und bei Eigenanteilen, etwa für Zahnersatz. Therapeutische Praxen kennen das Problem bei Privatrezepten und Behandlungen ohne Kassenleistung.

Rechtlich ist der Patient selbst Schuldner des Honorars, nicht seine private Krankenversicherung oder die Beihilfestelle. Erstattet die Versicherung nur einen Teil oder verzögert sich die Erstattung, ändert das nichts an der Zahlungspflicht gegenüber der Praxis. Bei Minderjährigen ist in der Regel der Elternteil Vertragspartner, der den Behandlungsvertrag geschlossen hat.

Viele Praxen scheuen sich, offene Rechnungen konsequent zu verfolgen, weil sie das Verhältnis zum Patienten nicht belasten möchten. Gleichzeitig binden unbezahlte Rechnungen Zeit in der Verwaltung und schmälern die Liquidität. Ein klarer Ablauf mit Erinnerung, Mahnung und gegebenenfalls Inkasso schafft hier Verlässlichkeit für beide Seiten.

S⁠c⁠h⁠w⁠e⁠i⁠g⁠e⁠p⁠f⁠l⁠i⁠c⁠h⁠t vor der W⁠e⁠i⁠t⁠e⁠r⁠g⁠a⁠b⁠e

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und Angehörige anderer Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung unterliegen der strafrechtlich geschützten Schweigepflicht. Schon die Tatsache, dass jemand Patient einer bestimmten Praxis ist, gehört zu den geschützten Geheimnissen. Eine Rechnung mit Leistungsziffern und Behandlungsdaten verrät noch weit mehr.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Abtretung einer ärztlichen Honorarforderung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle ohne Zustimmung des Patienten gegen die Schweigepflicht verstößt und deshalb nichtig ist. Abtretung bedeutet, dass die Forderung auf einen neuen Gläubiger übertragen wird. Für die Beauftragung eines Inkassounternehmens gilt im Ergebnis dasselbe, weil auch dabei Patientendaten an Dritte gehen. Ob Inkassodienstleister als sogenannte mitwirkende Personen der Praxis gelten können, ist rechtlich umstritten.

Hinzu kommt der Datenschutz. Gesundheitsdaten gehören nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders geschützten Daten. Die sichere Grundlage für eine Weitergabe an ein Inkassounternehmen ist daher eine wirksame Einwilligung des Patienten.

Die E⁠i⁠n⁠w⁠i⁠l⁠l⁠i⁠g⁠u⁠n⁠g richtig einholen

Nach der Rechtsprechung muss der Patient im Wesentlichen wissen, worin er einwilligt. Er muss erkennen können, aus welchem Anlass, zu welchem Zweck und gegenüber wem er die Praxis von der Schweigepflicht entbindet. Eine pauschale Klausel im Kleingedruckten reicht dafür nicht aus.

Bewährt haben sich diese Grundsätze.

• Die Einwilligung vor Beginn der Behandlung einholen, etwa zusammen mit dem Anamnesebogen

• Sie schriftlich und als eigenen, deutlich hervorgehobenen Abschnitt gestalten

• Zweck und Empfänger klar benennen, also die Weitergabe an ein Inkassounternehmen bei Zahlungsverzug

• Angeben, welche Daten übermittelt werden, etwa Name, Anschrift, Rechnungsdaten und Leistungsbezeichnungen

• Auf Freiwilligkeit und Widerruflichkeit hinweisen

• Die unterschriebene Erklärung zur Patientenakte nehmen

Fehlt eine wirksame Einwilligung, ist die Forderung nicht verloren. Die Praxis kann selbst mahnen, selbst das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder einen Rechtsanwalt beauftragen, der seinerseits zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Auch mit Einwilligung gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Weitergegeben wird nur, was zur Durchsetzung der Forderung nötig ist, Diagnosen gehören in der Regel nicht dazu.

F⁠ä⁠l⁠l⁠i⁠g⁠k⁠e⁠i⁠t nach GOÄ und GOZ

Privatärztliche Leistungen werden nach der Gebührenordnung für Ärzte abgerechnet, kurz GOÄ, zahnärztliche nach der Gebührenordnung für Zahnärzte, kurz GOZ. Psychotherapeuten rechnen nach einer eigenen Gebührenordnung ab, die weitgehend auf die GOÄ verweist. Eine Reform der GOÄ ist in Vorbereitung. Bis zu ihrem Inkrafttreten gilt die bisherige Fassung.

Nach beiden Gebührenordnungen wird das Honorar erst fällig, wenn der Patient eine Rechnung erhalten hat, die den formalen Anforderungen entspricht. Fälligkeit bedeutet, dass der Patient ab diesem Zeitpunkt zahlen muss. Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem diese Punkte.

• das Datum der Leistung

• die Gebührennummer und die Bezeichnung der Leistung

• den Steigerungssatz und den Betrag

• bei Überschreiten des Schwellenwerts eine verständliche schriftliche Begründung je Leistung

• Art und Betrag von Auslagen

Zahnärzte müssen ihre Rechnung zudem nach dem Muster erstellen, das die GOZ in einer Anlage vorgibt. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs hängt die Fälligkeit nur von diesen formalen Angaben ab. Ob jede einzelne Position inhaltlich richtig berechnet ist, wird erst im Streitfall geprüft. Eine formal fehlerhafte Rechnung dagegen löst keine Zahlungspflicht aus und muss vor jedem Inkasso korrigiert werden.

Verzug und V⁠e⁠r⁠j⁠ä⁠h⁠r⁠u⁠n⁠g

Patienten sind Verbraucher. Sie kommen 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nur dann automatisch in Verzug, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Andernfalls tritt Verzug mit einer Mahnung ein. Verzug ist die rechtlich relevante Zahlungsverspätung, ab der Verzugszinsen und Kosten für die Rechtsverfolgung verlangt werden können. Der Zinssatz beträgt gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dessen aktuellen Wert die Deutsche Bundesbank veröffentlicht.

Honorarforderungen verjähren nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Honorar fällig geworden ist, also in dem der Patient die ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat. Eine im Jahr 2026 zugegangene Rechnung verjährt demnach mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch einen Mahnbescheid oder eine Klage.

Für die Praxis heißt das, Rechnungen zügig zu stellen, Zahlungseingänge regelmäßig zu prüfen und ältere Forderungen nicht bis zum Jahresende liegen zu lassen.

Der richtige Ton g⁠e⁠g⁠e⁠n⁠ü⁠b⁠e⁠r P⁠a⁠t⁠i⁠e⁠n⁠t⁠e⁠n

Das Verhältnis zwischen Praxis und Patient beruht auf Vertrauen. Ein Zahlungsrückstand hat oft nachvollziehbare Gründe, etwa eine Krankheit, eine finanzielle Notlage oder ein Streit mit der Versicherung über die Erstattung. Ein guter Forderungsprozess berücksichtigt das.

• Eine freundliche Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung

• Bei Erstattungsproblemen eine kurze Erläuterung der Rechnung oder der Begründung des Steigerungssatzes anbieten

• Ratenzahlung ermöglichen, wenn der Patient ernsthaft zahlen möchte

• Keine Diagnosen oder Behandlungsdetails in Mahnschreiben

• Schreiben in neutralen Umschlägen ohne Hinweis auf die Fachrichtung

Ein Inkassounternehmen, das für Praxen tätig ist, sollte diese Haltung fortsetzen. Sachliche Schreiben, klare Angaben zur Forderung und eine erreichbare Ansprechperson führen erfahrungsgemäß eher zur Zahlung als ein scharfer Ton.

Der Weg bis zum Inkasso

Ein fester Ablauf erspart der Praxis Einzelfallentscheidungen und behandelt alle Patienten gleich. Bewährt hat sich, jede Rechnung mit einem klaren Zahlungsziel zu versehen und bei Verbrauchern den Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen aufzunehmen. Bleibt die Zahlung aus, folgt eine freundliche Erinnerung und danach eine Mahnung mit einer letzten, konkreten Frist.

Erst wenn auch diese Frist verstreicht und der Patient nicht reagiert, ist die Übergabe an ein Inkassounternehmen sinnvoll. Wichtig ist der Zeitpunkt. Die Kosten des Inkassos kann die Praxis nur dann vom Patienten ersetzt verlangen, wenn er sich bei der Beauftragung bereits in Verzug befand. Für die Übergabe sollten diese Unterlagen bereitliegen.

• die Rechnung mit allen Pflichtangaben

• die unterschriebene Einwilligung zur Weitergabe

• Kopien der Erinnerung und der Mahnung mit Datum

• die aktuelle Anschrift des Patienten und bei Minderjährigen die des Vertragspartners

• Hinweise auf Einwände des Patienten oder auf Gespräche mit der Versicherung

Bestreitet der Patient die Rechnung inhaltlich, etwa weil er eine Leistung für nicht erbracht oder falsch berechnet hält, ist ein Inkassoverfahren meist nicht der richtige Weg. Solche Fälle gehören nach einer sorgfältigen Prüfung eher in die Hand eines Rechtsanwalts.

So u⁠n⁠t⁠e⁠r⁠s⁠t⁠ü⁠t⁠z⁠e⁠n wir Sie

Inkasso Hansekontor ist als Inkassodienstleister beim Bundesamt für Justiz registriert. Wir übernehmen offene Honorarforderungen, wenn eine wirksame Einwilligung des Patienten vorliegt, und prüfen vorab, ob die Rechnung formal fällig ist. Unsere Schreiben sind sachlich, enthalten nur die notwendigen Daten und lassen Raum für Ratenzahlungen.

Zahlt der Patient nicht, führen wir das gerichtliche Mahnverfahren durch und betreiben bei Bedarf die Zwangsvollstreckung. Für streitige Fälle arbeiten wir mit einem Rechtsanwalt unserer Partnerkanzlei zusammen. Es gibt keine Grundgebühr und keine Laufzeit, eine Provision fällt nur bei Erfolg an.

Auẞergerichtliches Inkasso