Ihr Honorar, Ihr Geld

• Je länger eine Rechnung offen ist, desto schwerer wird sie durchsetzbar. Feste Fristen helfen gegen zu langes Warten.

• Ohne Auftrag, Leistungsnachweis und korrekte Rechnung ist jede Forderung angreifbar.

• Gegenüber Unternehmen gelten höhere Verzugszinsen und eine Verzugspauschale von 40 Euro, gegenüber Verbrauchern nicht.

• Inkasso lohnt sich vor allem bei unbestrittenen Forderungen, auf die der Kunde nicht mehr reagiert.

• Inkassokosten muss der Schuldner nur ersetzen, wenn er bei der Beauftragung bereits in Verzug war.

Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen arbeiten meist in Vorleistung. Die Arbeitszeit ist investiert, Material oder Fremdleistungen sind bezahlt, und erst danach fließt das Honorar. Bleibt eine größere Rechnung aus, fehlt das Geld unmittelbar für Miete, Gehälter, Krankenversicherung oder die nächste Steuervorauszahlung. Anders als größere Unternehmen haben viele Selbstständige keine Rücklagen, die solche Ausfälle über Monate abfedern.

Hinzu kommt die Umsatzsteuer. Wer seine Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuert, schuldet die Umsatzsteuer bereits für den Monat oder das Quartal, in dem die Leistung erbracht wurde, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Viele Freiberufler und kleinere Unternehmen können zwar die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten durch die nach vereinnahmten Entgelten ersetzen. Wo das nicht der Fall ist, finanziert der Selbstständige die Steuer aus eigener Tasche vor. Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind davon nicht betroffen.

Offene Forderungen sind deshalb kein reines Verwaltungsthema, sondern eine Frage der Liquidität. Liquidität bedeutet die Fähigkeit, laufende Zahlungen pünktlich leisten zu können.

Die meisten Zahlungsausfälle bei Selbstständigen haben weniger mit böswilligen Kunden zu tun als mit vermeidbaren Lücken im eigenen Ablauf. Diese Fehler begegnen in der Praxis besonders oft.

• Zu langes Warten, weil man den Kunden nicht verärgern will

• Mehrere freundliche Erinnerungen ohne klare Frist und ohne Folgen

• Kein schriftlicher Auftrag, nur mündliche Absprachen oder lose Nachrichten

• Fehlende Leistungsnachweise wie Stundenzettel, Abnahmeprotokolle oder Lieferscheine

• Rechnungen ohne konkretes Zahlungsziel oder mit unklarer Leistungsbeschreibung

• Weiterarbeiten für einen Kunden, der ältere Rechnungen nicht bezahlt hat

• Übersehene Verjährung zum Jahresende

Besonders das Warten kostet. Mit jedem Monat steigt das Risiko, dass der Kunde in Schwierigkeiten gerät, andere Gläubiger zuerst zum Zug kommen oder Unterlagen und Erinnerungen an den Auftrag verblassen. Ein fester Ablauf mit wenigen, klaren Schritten schützt davor.

Vorbeugen ist dabei ebenso wichtig wie konsequentes Nachfassen. Bei neuen Kunden oder größeren Aufträgen helfen Abschlagszahlungen nach Projektfortschritt, eine Anzahlung vor Beginn der Arbeit oder eine kurze Prüfung, ob der Auftraggeber im Handelsregister eingetragen ist und wer ihn vertritt. Bei langen Projekten sollten Sie Teilleistungen regelmäßig abrechnen, statt am Ende eine einzige große Rechnung zu stellen. So bleibt das Risiko überschaubar, und Zahlungsschwierigkeiten des Kunden fallen früh auf. Legen Sie außerdem intern fest, ab welchem Rückstand Sie keine weiteren Leistungen mehr erbringen.

Rechtlich entscheidend ist der Verzug. So nennt man die schuldhafte Zahlungsverspätung, ab der Sie Verzugszinsen, die Verzugspauschale und die Kosten der weiteren Rechtsverfolgung verlangen können. Ohne Verzug muss der Kunde diese Kosten nicht tragen.

Verzug tritt auf drei Wegen ein. Haben Sie mit dem Kunden einen festen Zahlungstermin vereinbart, etwa im Vertrag, tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein. Ein nur einseitig auf der Rechnung genanntes Zahlungsziel genügt dafür nach überwiegender Ansicht nicht. Andernfalls gerät der Kunde durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug außerdem automatisch ein. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Praktisch empfiehlt sich deshalb, Zahlungstermine schon im Vertrag festzulegen, jede Rechnung mit einem konkreten Zahlungsziel zu versehen und nach dessen Ablauf zeitnah zu mahnen. Bewahren Sie außerdem Belege darüber auf, wann Rechnung und Mahnung beim Kunden eingegangen sind.

Ob Ihr Kunde ein Unternehmen oder ein Verbraucher ist, macht einen erheblichen Unterschied. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen spricht man von B2B, bei Geschäften mit Privatpersonen von B2C.

Gegenüber Unternehmen beträgt der gesetzliche Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Die Verzugspauschale von 40 Euro steht Ihnen nur gegenüber Unternehmen zu.

Gegenüber Verbrauchern gelten außerdem strengere Regeln für das Inkasso selbst. Inkassoschreiben an Verbraucher müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, und die erstattungsfähigen Inkassokosten sind gesetzlich begrenzt. Bei Verträgen, die online oder telefonisch geschlossen wurden, kann zudem ein Widerrufsrecht bestanden haben, das bei der Prüfung der Forderung zu berücksichtigen ist.

Im B2B-Bereich sind die Spielräume größer, die Beträge aber oft auch höher. Hier lohnt es sich, Zahlungsbedingungen, Abschlagszahlungen und gegebenenfalls Vorkasse schon im Angebot klar zu regeln.

Gerät ein Unternehmen mit einer Entgeltforderung in Verzug, können Sie gemäß § 288 BGB zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Sie soll den internen Aufwand für Mahnungen und Verwaltung abgelten und steht Ihnen ohne weiteren Nachweis zu. Sie gilt auch für Abschlagszahlungen und Ratenzahlungen.

Die Pauschale wird allerdings auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Beauftragen Sie ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt, mindert sich der erstattungsfähige Betrag dieser Kosten um die bereits verlangte Pauschale. Gegenüber Verbrauchern gibt es die Pauschale nicht.

Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, welche die Pauschale ausschließt, gilt im Zweifel als grob unbillig und ist dann unwirksam. Vertragsklauseln großer Auftraggeber, die Ansprüche dieser Art pauschal ausschließen, sollten Sie daher nicht ungeprüft hinnehmen.

Ein Inkassounternehmen ist besonders dann sinnvoll, wenn die Forderung unbestritten ist und der Kunde einfach nicht zahlt oder nicht mehr reagiert. Unbestritten heißt, dass der Kunde keine nachvollziehbaren Einwände gegen Leistung oder Rechnung erhoben hat. In diesen Fällen bringt ein professionelles, sachliches Schreiben eines Dritten häufig Bewegung in die Sache.

Weniger geeignet ist Inkasso, wenn der Kunde die Qualität der Leistung, den Umfang des Auftrags oder die Höhe des Honorars ernsthaft bestreitet. Solche Streitigkeiten müssen rechtlich geklärt werden, gegebenenfalls in einem Klageverfahren mit einem Rechtsanwalt.

Für den richtigen Zeitpunkt gilt eine einfache Faustregel. Nach Ablauf des Zahlungsziels genügt eine Erinnerung und eine Mahnung mit kurzer Frist. Bleibt auch diese ohne Reaktion, ist die Übergabe sinnvoll. Wichtig ist, dass der Kunde zu diesem Zeitpunkt bereits in Verzug ist. Nur dann muss er die Kosten des Inkassos als Verzugsschaden tragen. Auch kleinere Beträge lohnen sich, weil der Aufwand für Sie gering bleibt und sich offene Posten über das Jahr summieren.

Wer als Berufsgeheimnisträger arbeitet, etwa als Steuerberater oder Psychotherapeut, muss vor einer Weitergabe von Mandanten- oder Patientendaten zusätzlich die berufliche Schweigepflicht beachten und in der Regel eine Einwilligung einholen.

Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller und erfolgreicher lässt sich eine Forderung durchsetzen. Für die Übergabe an ein Inkassounternehmen sollten Sie folgende Dokumente bereithalten.

• Angebot, Auftragsbestätigung oder Vertrag

• Rechnung mit Rechnungsdatum und Zahlungsziel

• Leistungsnachweise wie Stundenaufstellungen, Abnahmen oder Lieferscheine

• Erinnerungen und Mahnungen mit Datum

• Schriftverkehr mit dem Kunden, insbesondere zu Einwänden oder Zahlungszusagen

• vollständige Firmierung und Anschrift des Kunden, bei Unternehmen möglichst mit Registerangaben

Bei Unternehmen ist die genaue Bezeichnung wichtig. Eine GmbH muss mit ihrer vollständigen Firma bezeichnet werden, bei Einzelunternehmern gehört der vollständige Name des Inhabers dazu. Fehler an dieser Stelle können spätere Schritte wie das Mahnverfahren oder die Vollstreckung erheblich verzögern.

Inkasso Hansekontor ist als Inkassodienstleister beim Bundesamt für Justiz registriert und arbeitet für Unternehmen und Selbstständige aus Handwerk, Handel, Dienstleistung und weiteren Branchen. Wir übernehmen das außergerichtliche Inkasso, das gerichtliche Mahnverfahren und die Zwangsvollstreckung. Bei bestrittenen Forderungen kann ein Rechtsanwalt unserer Partnerkanzlei das Klageverfahren führen. Einzelne notleidende oder titulierte Forderungen kaufen wir auf Wunsch auch an.

Es gibt keine Grundgebühr und keine Laufzeit. Eine Provision fällt nur an, wenn wir für Sie erfolgreich sind. Die gesetzlich erstattungsfähigen Inkassokosten trägt der Schuldner.

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