Damit Rechnungen bezahlt werden

• Klare Zahlungsziele und ein vertraglich vereinbartes Zahlungsdatum verhindern Streit und lösen Verzug ohne Mahnung aus.

• Abschläge, Vorkasse und Sicherheiten verringern die Summe, mit der Sie in Vorleistung gehen.

• Eine Bonitätsprüfung vor größeren Aufträgen zeigt Risiken, bevor Sie Material und Arbeitszeit einsetzen.

• Der Eigentumsvorbehalt schützt Lieferanten, am Bau aber nur eingeschränkt.

• Ein fester Mahnablauf ohne lange Wartezeiten verbessert die Aussichten auf Zahlung.

Viele Zahlungsprobleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unklarheit. Wann ist die Rechnung fällig, an wen wird gezahlt, was passiert bei Verspätung? Je eindeutiger diese Fragen schon im Angebot und im Vertrag beantwortet sind, desto seltener kommt es später zum Streit.

• Vereinbaren Sie bereits im Vertrag ein konkretes Zahlungsziel, also die Frist, innerhalb derer gezahlt werden muss, oder ein festes Zahlungsdatum.

• Ist ein Datum oder eine nach dem Kalender berechenbare Frist vereinbart, tritt der Verzug ohne Mahnung ein. Ein Datum, das Sie erst einseitig auf die Rechnung schreiben, genügt dafür nach der Rechtsprechung nicht.

• Weisen Sie Privatkunden auf der Rechnung darauf hin, dass sie spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug geraten.

• Regeln Sie Abschlagszahlungen, Vorkasse oder Sicherheiten ausdrücklich im Vertrag.

• Verwenden Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen, kurz AGB, die fachkundig geprüft sind, und beziehen Sie diese wirksam in den Vertrag ein.

Ein Skonto, also ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, kann ein wirksamer Anreiz sein. Er kostet Sie allerdings Marge und lohnt sich vor allem, wenn Ihnen die schnelle Liquidität mehr wert ist als der Nachlass.

Wie lang das Zahlungsziel ist, bestimmen Sie in Grenzen selbst. Kurze Fristen sind im Handwerk und bei Dienstleistungen verbreitet, im Großhandel und gegenüber Konzernen werden häufig längere Fristen gefordert.

Im Geschäft zwischen Unternehmen setzt das Gesetz gemäß § 271a BGB Grenzen. Eine Vereinbarung, nach der Sie Ihr Geld erst mehr als 60 Tage nach Erhalt der Leistung bzw. der Rechnung verlangen können, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und für Sie nicht grob unbillig ist. Ist Ihr Auftraggeber eine öffentliche Stelle, sind schon Fristen über 30 Tage nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, Fristen über 60 Tage sind unwirksam. Hängt die Fälligkeit von einer Abnahme oder Überprüfung Ihrer Leistung ab, ist eine Prüffrist von mehr als 30 Tagen ebenfalls nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für Sie nicht grob unbillig ist.

Lange Zahlungsziele wirken wie ein zinsloser Kredit an Ihren Kunden. Rechnen Sie deshalb vor jedem größeren Auftrag nach, wie lange Sie Material, Löhne und Fremdleistungen vorfinanzieren müssen und ob Ihre Liquidität das trägt.

Der wirksamste Schutz vor Zahlungsausfall ist, nicht zu lange in Vorleistung zu gehen. Wer erst nach Abschluss eines großen Auftrags abrechnet, trägt das gesamte Risiko bis zum Schluss.

Abschlagszahlungen

Abschlagszahlungen sind Teilzahlungen für bereits erbrachte Leistungen. Bei Werkverträgen, also Verträgen über die Herstellung eines Werks wie einer Heizungsanlage oder eines Dachs, können Sie gemäß § 632a BGB Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen verlangen. Bei Verbraucherbauverträgen, also dem Bau eines neuen Gebäudes oder erheblichen Umbauten für Privatkunden, dürfen die Abschläge insgesamt 90 Prozent der Gesamtvergütung nicht übersteigen. Dem Kunden steht dort bei der ersten Abschlagszahlung außerdem eine Sicherheit von 5 Prozent zu.

Vorkasse und Anzahlung

Bei Neukunden, Online-Bestellungen und Sonderanfertigungen ist Vorkasse oder eine Anzahlung ein legitimes Mittel. Gegenüber Verbrauchern sind hohe Vorauszahlungen in AGB allerdings nur eingeschränkt zulässig. Lassen Sie solche Klauseln deshalb prüfen.

Bauhandwerkersicherung

Bauunternehmer können von ihrem Auftraggeber gemäß § 650f BGB eine Sicherheit für die noch ausstehende Vergütung verlangen, etwa eine Bankbürgschaft. Dieser Anspruch kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden. Er gilt nicht gegenüber Verbrauchern bei Verbraucherbauverträgen und nicht gegenüber bestimmten öffentlichen Auftraggebern.

Die Bonität beschreibt die Fähigkeit und Bereitschaft eines Kunden, seine Rechnungen zu bezahlen. Eine Prüfung vor Auftragsannahme lohnt sich vor allem bei Neukunden, bei hohen Auftragswerten und immer dann, wenn Sie in Vorleistung gehen.

• Prüfen Sie bei Firmenkunden das Handelsregister. Rechtsform, Stammkapital, Geschäftsführung und Sitz geben erste Hinweise.

• Werfen Sie einen Blick in die öffentlichen Insolvenzbekanntmachungen, die im gemeinsamen Internetportal der Länder veröffentlicht werden.

• Das zentrale Schuldnerverzeichnis zeigt, ob gegen jemanden bereits Vollstreckungsmaßnahmen erfolglos geblieben sind. Die Einsicht ist zur Abwehr von Zahlungsausfällen zulässig und kostenpflichtig.

• Holen Sie bei größeren Aufträgen eine Auskunft bei einer Wirtschaftsauskunftei ein.

• Achten Sie auf Warnsignale wie häufig wechselnde Anschriften, schlechte Erreichbarkeit oder ungewöhnlichen Zeitdruck bei der Auftragsvergabe.

Bei Privatkunden ist eine Bonitätsauskunft nur zulässig, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben, etwa weil Sie in Vorleistung gehen. Holen Sie solche Auskünfte deshalb gezielt ein und dokumentieren Sie den Anlass. Das Ergebnis muss nicht zur Ablehnung führen. Häufig ist es die bessere Lösung, bei unsicheren Kunden Vorkasse oder engere Abschläge zu vereinbaren.

Beim Eigentumsvorbehalt bleibt gelieferte Ware Ihr Eigentum, bis sie vollständig bezahlt ist. Er wird gemäß § 449 BGB vereinbart, in der Praxis meist über Ihre AGB oder die Auftragsbestätigung. Zahlt der Kunde nicht, können Sie nach Rücktritt vom Vertrag die Herausgabe der Ware verlangen. In einer Insolvenz des Kunden gehört die Ware grundsätzlich nicht zur Insolvenzmasse, Sie können sie also herausverlangen.

Im Handel mit Geschäftskunden sind erweiterte Formen üblich. Beim verlängerten Eigentumsvorbehalt tritt der Kunde Ihnen schon im Voraus die Forderungen ab, die er aus dem Weiterverkauf der Ware erzielt. So bleibt Ihre Sicherheit erhalten, auch wenn die Ware sein Lager verlässt.

Grenzen hat der Eigentumsvorbehalt dort, wo Ware fest mit einem Gebäude verbunden wird. Fenster, Heizkessel oder Leitungen werden mit dem Einbau in der Regel wesentlicher Bestandteil des Gebäudes, und das Eigentum geht auf den Grundstückseigentümer über. Für Handwerker und Bauunternehmen sind deshalb Abschlagszahlungen und die Bauhandwerkersicherung meist der wirksamere Schutz.

Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert den Zeitraum, in dem Sie das Risiko tragen. Stellen Sie Rechnungen deshalb unmittelbar nach Lieferung oder Abnahme. Bei längeren Aufträgen helfen feste Abrechnungstermine, etwa monatliche Abschlagsrechnungen.

Ebenso wichtig ist eine fehlerfreie Rechnung. Falsche Anschriften, fehlende Pflichtangaben oder unklare Leistungsbeschreibungen geben dem Kunden einen Grund, die Zahlung zurückzuhalten. Beim Bauvertrag wird die Vergütung in der Regel erst fällig, wenn das Werk abgenommen ist und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt. Prüffähig ist eine Rechnung, wenn der Auftraggeber die abgerechneten Leistungen anhand von Aufmaß, Stundennachweisen oder Vertragspositionen nachvollziehen kann.

Dokumentieren Sie Ihre Leistung von Anfang an. Unterschriebene Auftragsbestätigungen, Abnahmeprotokolle, Lieferscheine und Fotos sind im Streitfall oft entscheidend. Wer seine Forderung lückenlos belegen kann, erspart sich lange Diskussionen über angebliche Mängel und kommt schneller an sein Geld.

Ein festes Mahnwesen sorgt dafür, dass keine offene Rechnung untergeht. Entscheidend ist weniger die Zahl der Mahnungen als die Regelmäßigkeit. Legen Sie intern fest, wer offene Posten wann prüft und welche Schritte folgen.

• Kontrollieren Sie offene Posten mindestens wöchentlich.

• Senden Sie wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels eine freundliche Zahlungserinnerung.

• Folgt keine Zahlung, schicken Sie eine Mahnung mit fester Frist und einem Hinweis auf die weiteren Schritte.

• Übergeben Sie die Forderung danach ohne langes Zögern an einen Inkassodienstleister oder beantragen Sie einen Mahnbescheid, also eine gerichtliche Zahlungsaufforderung im vereinfachten Verfahren.

• Behalten Sie die Verjährung im Blick, besonders zum Jahresende.

Eine Pflicht zu drei Mahnungen gibt es nicht. Mit einem klaren Ablauf zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie Zahlungsziele ernst nehmen, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten. Sprechen Sie mit Kunden, die von sich aus Zahlungsschwierigkeiten melden, und vereinbaren Sie gegebenenfalls eine Ratenzahlung mit schriftlichem Anerkenntnis der Forderung. Ein Anerkenntnis ist die Bestätigung des Schuldners, dass er den Betrag schuldet. Es lässt die Verjährung neu beginnen und erleichtert die spätere Durchsetzung.

Wenn trotz aller Vorsorge eine Rechnung offen bleibt, übernimmt Inkasso Hansekontor die Durchsetzung. Wir sind beim Bundesamt für Justiz als Inkassodienstleister registriert und arbeiten für Unternehmen aus Handwerk, Bau, Energie, Handel und Dienstleistung sowie für Vermieter. Unser Vorgehen reicht vom außergerichtlichen Inkasso über das gerichtliche Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung. Klageverfahren führt ein Rechtsanwalt unserer Partnerkanzlei.

Sie zahlen keine Grundgebühr und gehen keine Laufzeit ein. Wir erhalten nur bei Erfolg eine Provision, die gesetzlichen Inkassokosten trägt der Schuldner. Auf Wunsch kaufen wir auch einzelne notleidende oder bereits titulierte Forderungen an.

Mahnung schreiben

Inkasso beauftragen

Verjährungsfristen

Verzugspauschale

Inkasso für Freiberufler

Wir prüfen Ihre Unterlagen und übernehmen den Einzug, ohne Grundgebühr und ohne Laufzeit. Die gesetzlichen Inkassokosten trägt der Schuldner.